L’arte del negoziato: 4 elementi per risolvere le tensioni con metodo

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Come fare a risolvere le tensioni tra le parti? Conoscere i 4 elementi del negoziato può aiutarci a condurre una comunicazione più efficace, riuscendo a stringere accordi che soddisfino al meglio sia noi sia la controparte

La tensione tra Russia e Ucraina è sempre molto elevata e, a vedere il comportamento dei due leader delle rispettive nazioni, sembra che un negoziato di pace tra loro sia sempre più difficile e lontano. 


Da una parte, i russi minacciano l’uso dell’atomica. Dall’altra, Zelensky continua a chiedere armi e a inizio ottobre ha addirittura dichiarato che la pace non è una soluzione percorribile. In situazioni di tensione come queste, servirebbero due bravi diplomatici, capaci di condurre negoziati che possano evitare il peggio. 


Purtroppo noi non abbiamo la soluzione a questo genere di conflitti. Ma i conflitti, in generale, ci riguardano quotidianamente, nel nostro piccolo. Una visione diversa sul modo di procedere al lavoro; un fraintendimento con il partner; un momento difficile nella crescita dei nostri figli… Ogni volta che due persone entrano in relazione e che i loro interessi si intersecano, c’è bisogno di chiarirsi le idee e stabilire ciascuno il proprio campo d’azione, nonché le proprie responsabilità. Per risolvere ogni possibile attrito, magari prima ancora che si verifichi, occorre accordarsi. Negoziare. Già, ma come?


I tre criteri del negoziato

Il negoziato è il momento in cui due persone discutono dei loro rispettivi interessi e obiettivi per arrivare a un accordo comune attraverso il quale cercano una soluzione vantaggiosa per entrambe le parti, secondo la logica del “win-win”: ciascuna delle parti offre qualcosa all’altra in cambio di qualcos’altro, in modo che l’una completi le esigenze dell’altra ed entrambe raggiungano i propri scopi. 


Qualunque negoziazione segue tre criteri: 

a) giungere a un accordo intelligente; 

b) essere efficace, anche in termini di praticabilità; 

c) migliorare, o almeno non danneggiare, i rapporti tra le parti. 


I risultati di una negoziazione si dividono a loro volta in due tipologie: oggettivi e psicologici. I risultati oggettivi sono quelli per cui entrambe le parti ottengono ciò che desiderano realmente, a costo di sacrifici accettabili. I risultati psicologici sono quelli che comportano il grado di soddisfazione personale dei soggetti: ciascuna persona dovrebbe terminare la negoziazione con un senso di gratificazione e appagamento. Purtroppo è possibile che anche di fronte a un accordo oggettivamente buono, una delle due parti possa provare risentimento per via delle modalità con cui si è giunti all’accordo. In tal caso, la negoziazione sarebbe per metà fallimentare.


Negoziazione vs contrattazione

La definizione di negoziazione pone l’accento tra la differenza che esiste tra una contrattazione (o trattativa) e l’atto del negoziato (o accordo comune sulle differenze). Una contrattazione è il processo normalmente seguito per decidere come dividere una torta. Chi ottiene che cosa? Se una parte ricava di più, l’altra ricaverà di meno. Spesso, in una contrattazione vince chi ha più potere decisionale, ad esempio chi riveste un ruolo di responsabilità maggiore. Al contrario, l’atto del negoziato è un processo attraverso il quale si cerca di ingrandire la torta, sfruttando la cooperazione di entrambe le parti per creare nuove opportunità che i singoli attori non potrebbero generare se agissero autonomamente. In questo caso, il potere non è in mano a chi riveste il ruolo più autorevole, ma si instaura una condivisione di intenti dove ciascun soggetto gioca la sua parte per ottenere entrambi il massimo. 


Se la contrattazione si basa sulla forza, l’atto del negoziato si basa sulla fiducia e sulla comunicazione. Ed è facendo leva sulla fiducia e sulla buona comunicazione che si può imparare a negoziare meglio.

I 4 elementi del negoziato 

Premesso che ogni negoziato ha le sue dinamiche, esistono quattro elementi ricorrenti in ciascun atto di negoziazione: 


1) Le persone 

Per risolvere una difficoltà emozionale o relazionale, è importante che i partecipanti lavorino fianco a fianco, attaccando il problema, non attaccandosi l’un l’altro. L’empatia è una risorsa fondamentale. E per crearla, occorre ascoltare l’altro con l’intenzione di capirlo, di entrare nel suo stato emotivo. Citando Henry Ford: «Se esiste un segreto per il successo, direi che sta tutto nel riuscire a vedere le cose dal punto di vista dell’altra persona, ad uniformarsi all’angolo di visuale altrui.». Una volta che si sono compresi lo stato d’animo dell’altro, le sue emozioni e il suo punto di vista, sarà più facile iniziare a negoziare in un clima disteso e conciliante, dove lo scopo non è difendersi o attaccare, ma cooperare per trovare un punto di caduta utile ad entrambi. 


Ecco alcuni consigli per creare un clima di negoziazione rilassato: 

a) Mettersi nei panni del nostro interlocutore 

b) Evitare di dedurre le intenzioni del nostro interlocutore dalle nostre paure

c) Non attribuire agli altri la causa del nostro problema 

d) Agire in modo da sfatare i pregiudizi che gli altri possono avere su di noi 

e) Riconoscere e comprendere le emozioni, nostre e degli altri 

f) Consentire al nostro interlocutore di sfogarsi; 


Immaginiamo un padre che discute col figlio adolescente circa l’acquisto del motorino. Il genitore vede nel motorino un mezzo pericoloso a causa del traffico automobilistico. Il figlio vede il motorino come un mezzo di libertà e come qualcosa che lo “eguaglia” alla cerchia dei suoi amici. Se il padre negasse l’acquisto del motorino, il figlio, deluso, potrebbe pensare che suo papà non si fidi di lui. In realtà, il padre non ha mai messo in discussione la fiducia nei confronti del figlio, anzi la sua scelta è proprio dettata da un atto d’amore e di premura. Se padre e figlio non condividono l’un l’altro le proprie emozioni, rischiano di restare arrabbiati anziché trasformare il caso-motorino in un’occasione per rinnovare il proprio amore reciproco. 


2) Gli interessi 

Quando una persona esprime una posizione, in realtà sta mostrando attraverso quella posizione di tenere a un particolare interesse. Focalizzarsi sulla propria posizione senza comprendere gli interessi altrui contribuisce a inasprire il contrasto. Focalizzarsi sugli interessi, di entrambi contribuisce a trovare accordi per soddisfarli. Perché può essere che, con un po’ di creatività, si riesca a trovare un’opzione che soddisfi gli interessi di entrambi pur facendo cambiare posizione a qualcuno. E magari, quella nuova posizione potrà pure piacere di più alla persona interessata. Ragionare sugli interessi anziché sulle posizioni, in sostanza, significa focalizzarsi sugli obiettivi anziché sui principi. 


Ecco come fare per negoziare al meglio partendo dagli interessi e non dalle posizioni: 

a) Esporre il problema prima della posizione 

b) Riconoscere gli interessi del nostro interlocutore come parte del problema 

c) Scovare gli interessi compatibili e condivisi, oltre a quelli in conflitto 

d) Gerarchizzare gli interessi: quali sono i più importanti?

e) Essere duri col problema, morbidi con le persone. 


Due automobilisti sono all’interno del parcheggio di un centro commerciale e faticano a trovare un posto libero. A un certo punto, ecco che entrambi ne vedono uno e fanno a gara a chi ci arriva per primo. In pochi attimi le due auto si ostruiscono l’un l’altra e così nessuna delle due può godere di quel parcheggio. A quel punto i due automobilisti cominciano a litigare per chi debba avere quel posto. Il parcheggiatore li vede da lontano, si avvicina a loro ed esclama: «Signori, mentre siete qui a litigare per l’unico posto libero, non vi siete accorti che nel frattempo un’altra auto è uscita e ha liberato un secondo parcheggio.» La situazione ci spiega la differenza tra interesse e posizione. Entrambi gli automobilisti difendevano la posizione di avere quel parcheggio, quando in realtà il loro vero interesse era quello di parcheggiare l’auto e in fretta. 


3) Le opzioni 

Per evitare l’insoddisfazione di una delle due parti, è necessario escogitare una un’ampia gamma di soluzioni possibili che individuino gli interessi comuni e concilino in modo creativo quelli divergenti. Come scritto in precedenza, la negoziazione non vede la torta come “fissa”, ma vede nel dialogo tra le parti la possibilità di ampliare la torta affinché entrambi gli attori ne siano sazi. 


Ecco come fare per trovare le opzioni migliori: 

a) raccogliere le idee in una sorta di brainstorming: tutte, anche quelle che possono sembrare più improbabili. 

b) selezionare le idee più promettenti, sulla base dello stato d’animo di entrambi gli attori in causa. 

c) perfezionare le idee più promettenti, fino ad arrivare a un accordo soddisfacente per entrambe le parti. 


Nel caso del dipendente che deve convincere il proprio capo ad appoggiare e promuovere il suo nuovo progetto, la fase di perfezionamento dell’idea dovrebbe dare maggiore valore ai vantaggi che conseguirebbero all’avvio del progetto. Se il capo nutre dei dubbi riguardo il tempo “rubato” alle altre attività dell’azienda per dedicarsi al progetto, allora il dipendente dovrà essere bravo a trovare con il suo titolare una soluzione per cui il suo progetto venga sviluppato in orari che non disturbino lo svolgersi di altre attività dell’azienda. Si potrebbe prevedere un cambio dei turni di lavoro proprio in funzione del progetto da avviare o una quota di straordinari che però il capo deciderà di pagare solo quando il progetto comincerà a ripagare l’investimento affrontato, in modo tale da tutelare anche il bilancio economico dell’azienda. Qui, dipendente e capo si scoprono alleati e può anche essere molto stimolante per entrambi ragionare sullo stesso problema con l’intenzione di arrivare a una soluzione comune. 


4) I criteri 

Per risolvere il problema degli squilibri di potere, è necessario accordarsi sulla base di criteri oggettivi e non dipendenti dalle parti, affinché si possa ragionare cercando di lasciare fuori il più possibile le distorsioni personali. 


Alcuni dei criteri oggettivi più utilizzabili sono:

- il valore di mercato

- efficienza 

- costi 

- ciò che un tribunale potrebbe decidere 

- il parere di un esperto 

- un riscontro scientifico 

- precedenti 

- standard morali o principi etici 

- standard professionali 

- parità di trattamento 

- reciprocità 


Prendiamo il caso di una coppia, marito e moglie, che non riesca a decidere dove andare in vacanza. L’uno vorrebbe andare al mare, l’altra in montagna. Come prenderanno la loro decisione? Potrebbero, ad esempio, scegliere la meta che sia più facile dal punto di vista logistico, oppure decidere che sceglieranno a vacanze alterne dove andare (“Stavolta accontento te, la prossima tu accontenti me”), oppure faranno una valutazione basata sui costi e/o sui servizi delle diverse strutture.

 

Concludendo 

 Conoscere i quattro elementi della negoziazione può aiutarci a condurre una comunicazione più efficace e riuscire a stringere accordi che soddisfino al meglio sia noi sia la controparte. Perché, in fin dei conti, risolvere i conflitti in modo pacifico è indubbiamente meglio che farsi la guerra.

Opinione personale dell’autore
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Ha costituito 15 anni fa una boutique specializzata in formazione e coaching per manager e sportivi. Ha ideato una metodologia che vince le naturali resistenze all’apprendimento di nuovi comportamenti. È anche conosciuto come il fondatore della Domandologia ®. Insegna queste materie, oltre che nelle aziende private, anche presso l’Aeronautica militare italiana.

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