7 consigli per rendere davvero “smart” il remote working
24.11.2021
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Dallo scoppio della pandemia, lavorare da casa è diventata la nuova modalità operativa per milioni di lavoratori. Ma come fare per essere davvero produttivi?
Il lavoro da casa è diventato la nuova modalità operativa per milioni di lavoratori dopo lo scoppio della pandemia da covid e qualcuno pensa che continuerà a farlo anche dopo, visto i benefici.
Non si fa il pendolare, si risparmiano tempo e soldi per le trasferte, si possono incastrare meglio gli impegni lavorativi con quelli personali e, grazie all'utilizzo dei software di videochiamate, si possono avere riunioni con il proprio team e con qualsiasi cliente o fornitore mentre si è seduti alla propria scrivania.
Qualcuno lo chiama smart working, qualcun altro preferisce chiamarlo remote working, adducendo il motivo che tanto “smart” a volte non è. Infatti, se non ci si dà un po' di disciplina, è alto il rischio di perdersi in faccende domestiche o dedicare tempo ai figli quando si dovrebbe lavorare, così come è alta la tentazione di prolungare la pausa più del necessario o perdersi a navigare online su siti di interesse personale e non professionale.
E allora, come rendere davvero “smart” il remote working?
Ci sono alcune strategie che possiamo applicare per utilizzare al meglio il nostro tempo ed evitare di perdere il focus sui nostri compiti, mantenendo alta la nostra produttività.
Non si fa il pendolare, si risparmiano tempo e soldi per le trasferte, si possono incastrare meglio gli impegni lavorativi con quelli personali e, grazie all'utilizzo dei software di videochiamate, si possono avere riunioni con il proprio team e con qualsiasi cliente o fornitore mentre si è seduti alla propria scrivania.
Qualcuno lo chiama smart working, qualcun altro preferisce chiamarlo remote working, adducendo il motivo che tanto “smart” a volte non è. Infatti, se non ci si dà un po' di disciplina, è alto il rischio di perdersi in faccende domestiche o dedicare tempo ai figli quando si dovrebbe lavorare, così come è alta la tentazione di prolungare la pausa più del necessario o perdersi a navigare online su siti di interesse personale e non professionale.
E allora, come rendere davvero “smart” il remote working?
Ci sono alcune strategie che possiamo applicare per utilizzare al meglio il nostro tempo ed evitare di perdere il focus sui nostri compiti, mantenendo alta la nostra produttività.
#1 - L'abito fa il monaco
Anche se si lavora da casa, ricordiamoci che si sta sempre lavorando. Il trucco è agire come se si fosse sul luogo di lavoro. Questo significa che restare davanti alla tastiera del computer senza nemmeno essersi dati una pettinata, ancora in pigiama e ciabatte non è l'opzione migliore. E c'è una ragione in tutto questo: il nostro cervello non prende seriamente quello che non facciamo seriamente. Per dirla in modo positivo: il giusto contesto offre al cervello le istruzioni per agire di conseguenza. Se si resta in abiti da casa tutto il tempo, l'inconscio non riconoscerà che si sta lavorando. Il consiglio è di vestirsi come ci si vestirebbe per andare in ufficio. In questo modo il cervello ha un “link” immediato e anche la persona si sentirà più operativa.
#2 - Delimitare un confine tra privato e professionale
Indossare abiti adeguati durante il remote-working aiuta a creare un confine tra il tempo di casa e il tempo del lavoro. Sedersi al proprio desk subito dopo essersi alzati dal letto, essersi lavati e aver fatto colazione, non concede al cervello il tempo necessario per entrare nel mood produttivo. Per sottolineare questo confine e prepararsi all'inizio della giornata lavorativa, si può anche pensare di fare una passeggiata prima di accendere il computer. È sufficiente fare una passeggiata per l'isolato, quel tanto che basta da prendere una boccata d'aria: la stessa che si farebbe per recarsi al lavoro, col vantaggio che si possono evitare gli ingorghi del traffico, si può percorrere strade o attraversare quartieri a piacimento e limitarsi al tempo necessario per “ossigenare” la mente prima di buttarsi a capofitto su schermo, telefono e tastiera.
#4 - Creare uno spazio ad hoc
Quando ufficio e casa diventano lo stesso luogo, può arrivare un po' di confusione. Gli scontrini di lavoro si mischiano agli scontrini del supermercato, i documenti di lavoro alle bollette di casa, il tablet personale finisce accanto al computer aziendale e i giochi del figlio intralciano il cavo del caricabatterie.
La situazione ideale è quella di riservare una stanza della propria casa alla funzione di ufficio. E se non si ha una stanza in più? Si può sempre allestire una scrivania nella camera che di giorno rimarrà inutilizzata dagli altri membri della famiglia. Lì ci si potrà ritirare in assoluta tranquillità, chiudere la porta e stare lontano da rumori e distrazioni. È importante che lo spazio di lavoro sia ben illuminato e che si abbia anche una parete adeguata a essere utilizzata come sfondo per le videochiamate (se non fosse possibile, si possono sempre utilizzare le maschere di sfondo o la sfuocatura proposte da molti software).
#5 - Fare l'ordine del giorno (e impegnati a rispettarlo!)
La pianificazione è tutto, diceva Dwight Eisenhower, prima generale e poi presidente degli Stati Uniti d'America. Senza un piano preciso, è più facile perdere tempo e non dare la giusta priorità a quei compiti che la meriterebbero.
Ogni libero professionista sa bene che deve fare i conti con la sua agenda, ma qualcuno va in crisi quando passa dalla scrivania dell'ufficio a quella di casa, proprio perché gli stimoli familiari rischiano di interrompere e scompensare i ritmi produttivi. È opportuno quindi decidere a priori quante ore si vuole lavorare, quando concedersi le pause e quanto lunghe farle. È bene poi spiegare ai familiari di non disturbare durante quel lasso di tempo (non è troppo scontato che non lo facciano). Aiuta anche realizzare la lista delle cose da fare, metterle in ordine di urgenza e priorità e darsi delle scadenze precise. Se si finirà prima, ci si può premiare con una pausa più lunga. Ma mai interrompersi per cause esterne non impellenti.
#6 - Bando alle distrazioni digitali (e non solo)
Anche quando si riesce a far comprendere agli altri membri della famiglia di non disturbare durante le ore alla scrivania, potrebbe accadere che le distrazioni arrivino da altre fonti, prima tra tutte internet e i social. Occorre disciplina. E anche qualche strategia.
Ad esempio, si può mettere il telefono in modalità silenziosa se si sta scrivendo quella relazione importante sulla quale non si vuole perdere il filo del ragionamento. E disattivare le notifiche di tutte le app non importanti. WhatsApp consente di disattivare anche le notifiche di un singolo utente o chat di gruppo. Così si potrà evitare di essere disturbati dagli amici del calcetto mentre si sta revisionando i conti dell'ultimo trimestre. Per gestire meglio il tempo è utile darsi anche un'ora precisa per controllare le mail, perché non occorre aprirle non appena se ne riceve una. Si può decidere, ad esempio, di controllare la posta 15 minuti prima della pausa pranzo e a metà pomeriggio.
#7 - Uscire di casa
L'ultimo consiglio è quello di non scambiare la propria casa per un bunker: la dentro già ci si vive e ci si dorme; se bisogna anche lavorarci, è probabile che si possa passare un'intera giornata senza contatti sociali. È invece molto importante per la propria socialità cambiare ambiente e incontrare le persone (o anche stare “in mezzo alla gente”, semplicemente andando a fare la spesa o camminando per strada). Concedersi quindi dei momenti per uscire dalle mura domestiche e vivere “nel mondo” è importante. Lavorare in ufficio espone in ogni momento al contatto e all'interazione con gli altri colleghi, mentre da casa tutto questo è assente o limitato a chiamate telefoniche o riunioni in remoto. Quando si percepisce che la concentrazione si sta abbassando o quando si ha semplicemente bisogno di una boccata d'aria, è tempo di uscire e concedersi un'attività all'aria aperta: che sia portare fuori il cane, prendere il caffè al bar o fare un giro tra le bancarelle del mercato.
Anche se si lavora da casa, ricordiamoci che si sta sempre lavorando. Il trucco è agire come se si fosse sul luogo di lavoro. Questo significa che restare davanti alla tastiera del computer senza nemmeno essersi dati una pettinata, ancora in pigiama e ciabatte non è l'opzione migliore. E c'è una ragione in tutto questo: il nostro cervello non prende seriamente quello che non facciamo seriamente. Per dirla in modo positivo: il giusto contesto offre al cervello le istruzioni per agire di conseguenza. Se si resta in abiti da casa tutto il tempo, l'inconscio non riconoscerà che si sta lavorando. Il consiglio è di vestirsi come ci si vestirebbe per andare in ufficio. In questo modo il cervello ha un “link” immediato e anche la persona si sentirà più operativa.
#2 - Delimitare un confine tra privato e professionale
Indossare abiti adeguati durante il remote-working aiuta a creare un confine tra il tempo di casa e il tempo del lavoro. Sedersi al proprio desk subito dopo essersi alzati dal letto, essersi lavati e aver fatto colazione, non concede al cervello il tempo necessario per entrare nel mood produttivo. Per sottolineare questo confine e prepararsi all'inizio della giornata lavorativa, si può anche pensare di fare una passeggiata prima di accendere il computer. È sufficiente fare una passeggiata per l'isolato, quel tanto che basta da prendere una boccata d'aria: la stessa che si farebbe per recarsi al lavoro, col vantaggio che si possono evitare gli ingorghi del traffico, si può percorrere strade o attraversare quartieri a piacimento e limitarsi al tempo necessario per “ossigenare” la mente prima di buttarsi a capofitto su schermo, telefono e tastiera.
#4 - Creare uno spazio ad hoc
Quando ufficio e casa diventano lo stesso luogo, può arrivare un po' di confusione. Gli scontrini di lavoro si mischiano agli scontrini del supermercato, i documenti di lavoro alle bollette di casa, il tablet personale finisce accanto al computer aziendale e i giochi del figlio intralciano il cavo del caricabatterie.
La situazione ideale è quella di riservare una stanza della propria casa alla funzione di ufficio. E se non si ha una stanza in più? Si può sempre allestire una scrivania nella camera che di giorno rimarrà inutilizzata dagli altri membri della famiglia. Lì ci si potrà ritirare in assoluta tranquillità, chiudere la porta e stare lontano da rumori e distrazioni. È importante che lo spazio di lavoro sia ben illuminato e che si abbia anche una parete adeguata a essere utilizzata come sfondo per le videochiamate (se non fosse possibile, si possono sempre utilizzare le maschere di sfondo o la sfuocatura proposte da molti software).
#5 - Fare l'ordine del giorno (e impegnati a rispettarlo!)
La pianificazione è tutto, diceva Dwight Eisenhower, prima generale e poi presidente degli Stati Uniti d'America. Senza un piano preciso, è più facile perdere tempo e non dare la giusta priorità a quei compiti che la meriterebbero.
Ogni libero professionista sa bene che deve fare i conti con la sua agenda, ma qualcuno va in crisi quando passa dalla scrivania dell'ufficio a quella di casa, proprio perché gli stimoli familiari rischiano di interrompere e scompensare i ritmi produttivi. È opportuno quindi decidere a priori quante ore si vuole lavorare, quando concedersi le pause e quanto lunghe farle. È bene poi spiegare ai familiari di non disturbare durante quel lasso di tempo (non è troppo scontato che non lo facciano). Aiuta anche realizzare la lista delle cose da fare, metterle in ordine di urgenza e priorità e darsi delle scadenze precise. Se si finirà prima, ci si può premiare con una pausa più lunga. Ma mai interrompersi per cause esterne non impellenti.
#6 - Bando alle distrazioni digitali (e non solo)
Anche quando si riesce a far comprendere agli altri membri della famiglia di non disturbare durante le ore alla scrivania, potrebbe accadere che le distrazioni arrivino da altre fonti, prima tra tutte internet e i social. Occorre disciplina. E anche qualche strategia.
Ad esempio, si può mettere il telefono in modalità silenziosa se si sta scrivendo quella relazione importante sulla quale non si vuole perdere il filo del ragionamento. E disattivare le notifiche di tutte le app non importanti. WhatsApp consente di disattivare anche le notifiche di un singolo utente o chat di gruppo. Così si potrà evitare di essere disturbati dagli amici del calcetto mentre si sta revisionando i conti dell'ultimo trimestre. Per gestire meglio il tempo è utile darsi anche un'ora precisa per controllare le mail, perché non occorre aprirle non appena se ne riceve una. Si può decidere, ad esempio, di controllare la posta 15 minuti prima della pausa pranzo e a metà pomeriggio.
#7 - Uscire di casa
L'ultimo consiglio è quello di non scambiare la propria casa per un bunker: la dentro già ci si vive e ci si dorme; se bisogna anche lavorarci, è probabile che si possa passare un'intera giornata senza contatti sociali. È invece molto importante per la propria socialità cambiare ambiente e incontrare le persone (o anche stare “in mezzo alla gente”, semplicemente andando a fare la spesa o camminando per strada). Concedersi quindi dei momenti per uscire dalle mura domestiche e vivere “nel mondo” è importante. Lavorare in ufficio espone in ogni momento al contatto e all'interazione con gli altri colleghi, mentre da casa tutto questo è assente o limitato a chiamate telefoniche o riunioni in remoto. Quando si percepisce che la concentrazione si sta abbassando o quando si ha semplicemente bisogno di una boccata d'aria, è tempo di uscire e concedersi un'attività all'aria aperta: che sia portare fuori il cane, prendere il caffè al bar o fare un giro tra le bancarelle del mercato.
Trovare il proprio ritmo per lavorare da casa non è facile, all'inizio occorre un po' di attenzione e qualche… tentativo. Ma quando si riesce a ricreare in casa un ambiente consono alla propria operatività e stabilire dei ritmi di lavoro adeguati, con le giuste pause e senza perdite di tempo durante la fase operativa, allora il remote-working può diventare senz'altro smart e, per certi versi, essere anche più produttivo che in ufficio.
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